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Avant tout examen en séance publique, tout projet ou proposition de texte doit faire l’objet d’un examen en commission.
L’article 18 du Règlement intérieur du congrès précise la liste nominative et l’objet de chacune des 13 commissions intérieures.
Les réunions de commissions peuvent se dérouler dans les salles de commissions (au rez-de-chaussée du bâtiment principal) ou dans l’hémicycle.
Les commissions peuvent également se réunir hors du congrès. Par exemple, il est de coutume que la commission agriculture et pêche se déplace dans le cadre des grandes foires agricoles locales (foire de Bourail, foire de Koumac et foire des Iles Loyauté principalement) et au salon de l’agriculture de Paris.
Les commissions sont saisies, par le président du congrès, des affaires de leurs compétences (article 21 RI).
En outre, une même affaire peut être soumise à plusieurs commissions conjointement.
Les commissions sont convoquées par leur président, 48 heures au moins avant leur réunion. Lorsque l’examen d’une affaire est urgent, les commissions sont convoquées, en cas d’absence ou d’empêchement du président, par leur vice-président.
La convocation comporte l’ordre du jour de la réunion de la commission. Elle est accompagnée des textes qui y sont inscrits. Une copie de la convocation est adressée dans les mêmes délais, par le président de la commission concernée, à l’ensemble des conseillers de la Nouvelle-Calédonie ainsi qu’au gouvernement de la Nouvelle-Calédonie.
À la demande de la majorité des membres la composant, la réunion d’une commission est de droit. En cas d’absence du président, pour quelque cause que ce soit, la présidence de la commission est assurée par le vice-président.
Aucune réunion de la commission ne peut toutefois se tenir en cas d’absence simultanée du président et du vice-président.
Par exception, en cas d’absence simultanée du président et du vice-président, la présidence de la commission est assurée par le doyen d’âge présent lorsqu’elle se réunit sur demande de la majorité des membres la composant.
Aucune réunion de commission ne peut s’ouvrir si six au moins de ses membres ne sont pas présents ou représentés. Si le quorum n’est pas atteint à l’heure fixée, celle-ci est reportée d’une demi-heure. La réunion et les votes sont alors valables, quel que soit le nombre de présents ou représentés.
Le président indique, au début de chaque commission, le nom des membres présents excusés ou représentés.
L’ensemble des conseillers de la Nouvelle-Calédonie non membres de la commission, ainsi que les membres du gouvernement, sont admis de plein droit aux réunions des commissions. Ils peuvent participer au débat mais ne peuvent prendre part aux votes.
Sur accord du président de la commission, les représentants de l’administration de la Nouvelle-Calédonie ainsi que toute personne extérieure au congrès dûment convoquée peuvent également assister aux réunions des commissions. Ils ne peuvent s’exprimer devant la commission qu’après avoir demandé la parole au président de la commission et l’avoir obtenue.
Sur accord du président de la commission, les commissions peuvent entendre toutes personnes qu’elles jugent utiles de consulter. Sauf en cas d’urgence, l’audition de ces personnes doit être inscrite à l’ordre du jour de la réunion de la commission, convoquée selon les modalités fixées au premier alinéa de l’article 22 du règlement intérieur.
Les personnes auditionnées se retirent après avoir donné leur avis. Elles n’assistent ni aux débats ni aux votes des commissions.
À titre d’exemple, des auditions ont été organisés en 2014, dans le cadre de l’examen du projet de loi du pays portant statut des gens de mer, la commission du travail et de la formation professionnelle qui s’est réunie conjointement avec la commission de l’agriculture et de la pêche ont auditionné le SOENC transport, la fédération des pêcheurs hauturiers, le Medef NC et le syndicat des activités nautiques et touristiques.
Les travaux des commissions, sauf autorisation du président du congrès, ne sont pas publics.
Le président de la commission exerce la police des débats dans l’enceinte de la salle de commission. Il peut faire expulser toute personne troublant l’ordre et rappeler à l’ordre les conseillers de la Nouvelle-Calédonie et les membres du gouvernement de la Nouvelle-Calédonie, dans les conditions définies au deuxième alinéa de l’article 91 du règlement intérieur.
Dans la plupart des cas, les commissions sont saisies d’un texte.
S’il s’agit d’un projet de texte, ce texte est accompagné d’un rapport de présentation du gouvernement exposant le contexte dans lequel le projet s’inscrit et présentant ses grandes lignes.
S’il s’agit d’une proposition de texte, le texte est accompagné d’un exposé des motifs ayant le même objet et signé par le ou les élus, auteur(s) de la proposition (article 41 RI) (voir II A.).
Le fond de dossier, composé, entre autre, du projet ou de la proposition de texte dont l’examen est prévu à l’ordre du jour, et le cas échéant de l’avis du conseil d’État et des différentes instances consultatives, est diffusé aux élus via la KBOX, la malette numérique des élus.
Les commissions émettent un avis sur les projets ou propositions de texte soumis à leur examen.
Les votes des conseillers ont lieu à main levée et à la majorité des suffrages exprimés. Le vote par procuration est admis, chaque membre ne pouvant détenir plus d’une procuration, qui doit être écrite, communiquée au président de la commission, à l’ouverture de la réunion et qui n’est valable que pour une seule réunion de commission (voir modèle de procuration).
En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante. Si le président s’est abstenu et que les voix sont également partagées, le vote est considéré comme négatif.
Les affaires, soumises à une commission, font l’objet d’un rapport, appelé rapport de commission, qui doit indiquer les noms des membres présents, représentés, excusés ou absents, l’analyse du dossier, les avis et recommandations émis ainsi que le résultat des votes (article 21 RI).
Un seul rapport est établi lorsque plusieurs commissions se réunissent conjointement.
Ces rapports sont rédigés par les secrétaires-rédacteurs, placés auprès de la direction du service de l’hémicycle, au sein du secrétariat général du congrès.
Le rapport de commission se présente généralement en quatre parties :
Ils sont, mis à la disposition des élus, dans un délai suffisant de façon à ne pas porter atteinte à leur droit à l’information (article 27 RI).
Au-delà d’un mois, à compter de la date de la réunion de la commission, le rapport est réputé approuvé par son président et il peut être diffusé aux conseillers et aux représentants du gouvernement de la Nouvelle-Calédonie (article 27 RI).
Lorsqu’il ne s’agit pas d’une loi du pays, ce rapport est lu en séance publique par les rapporteurs de commission ou, à défaut, par un autre membre désigné par le président de la commission (article 15 RI).
Une fois signé par le président de la commission concernée, le rapport de commission est diffusé aux élus via la KBOX et par mail. Suivant l’objectif de dématérialisation totale des documents et dans le cadre de la démarche de préservation de l’environ, le congrès n’assure plus la diffusion papier.
Après leur examen par la ou les commissions compétentes, les affaires modifiant les inscriptions budgétaires sont, avant d’être présentées devant le congrès, soumises pour avis à la commission des finances et du budget.
